Slim gebruik van Social Media

Door Erik Zwierenberg

Met een gezicht als een oorwurm komt mijn dertienjarige dochter thuis. Strafwerk voor Duits omdat ze haar werkboek niet bij zich had. Voor straf moet ze de ballade van de Erlkönig uit haar hoofd leren en in de volgende les voordragen. Herinneringen komen boven over hoe ik dertig jaar geleden mijn strafwerk moest maken. Eenzaam achter mijn bureau met een encyclopedie en woordenboek als enige naslagwerken om dingen op te zoeken.

Ondertussen was ze begonnen met de Duitse tekst eerst maar eens te vertalen. Het is tenslotte makkelijker om een tekst uit je hoofd te leren als je weet wat deze betekend. Ze gebruikt geen woordenboek maar Google translate. Langzaam ontstond er een wat krakkemikkige vertaling. Even verder gezocht kwam ze bij Wikipedia, daar staat de hele geschiedenis van de ballade, inclusief een Duits-Nederlandse vertaling, waarmee de strekking en inhoud van het verhaal helemaal duidelijk wordt. Vervolgens even naar Yutube en daar staat een prachtige 4 minuten durende video waarin een operazangers de ballade voorzingt. Strafwerk maken is tegenwoordig veel leuker dan dertig jaar geleden. Nu alleen nog oefenen, dat is hetzelfde gebleven. Pillen om te leren in je slaap bestaan nog steeds niet. Vanmorgen werd ik wakker met een galmende stem uit de badkamer, met veel plezier zong ze de ballade al bijna helemaal uit haar hoofd.

Ik hoor u denken: Dit artikel gaat toch over het gebruik van Social Media voor interne processen en communicatie in een bedrijf? Dat klopt, en het voorgaande verhaal heeft daar veel mee te maken. In de vorige Zakenspiegel vroeg ik u of u mee wilde schrijven aan dit laatste artikel van de vierdelige serie over Social Media. Ook via Twitter en Linkedin heb ik mensen nog aangemoedigd om leuke verhalen en anekdotes te delen met de lezers van de zakenspiegel. Wat bleek, iedereen beschouwde dit als strafwerk waar wel onderuit te komen was (en dat klopt).

Algemene kennis, zoals de ballade over de Elfenkoning, is op internet goed te vinden omdat er veel mensen plezier in hebben om het verhaal te vertellen (Blogs), vast te leggen (Wikipedia) en beeldend te zingen (Youtube). Dat geldt niet direct voor kennis waar in uw bedrijf behoefte aan is. Het vergt dan ook een flinke investering in tijd en middelen om de kennis in uw bedrijf overdraagbaar te maken.  Een investering (strafwerk) die zich terugverdiend op het moment dat de kennis weer nodig is. Kennis die snel te vinden  is, helder vastgelegd en met instructie in beeld en geluid is waardevol. Met de huidige hard- en software is het niet duur meer om die kennis binnen het bedrijf te houden en die vrijwel net zo makkelijk te ontsluiten als bij het gebruik van openbare blogs, Wikipedia en Youtube om er maar en paar te noemen. Herbruikbare kennis, welke in het bedrijf vaker nodig is, kan medewerkers veel tijd en ergernis besparen.  Het gebruik van de vastgelegde kennis zal vanzelf gaan, het maken en vastleggen is de uitdaging. 

Alles willen weten is leuk voor de informatiejunk. Bent u 30 jaar of ouder? Dan bent u vrijwel zeker een informatiejunk. Dertigerplussers zijn opgegroeid in een informatiearm tijdperk en hebben geleerd dat als je informatie tegenkwam, dat je daar dan zoveel mogelijk mee moet doen, in ieder geval opslaan in je grijze massa. In hun jeugd was informatie duur. Door internet is er nu zoveel informatie beschikbaar dat alle dertigplussers, voorgeprogrammeerd door hun opvoeding, niet anders kunnen dan informatieobesitas opbouwen. Jongere generaties filteren beter welke informatie ze in hun grijze massa moeten opslaan en wat ze toch wel weer kunnen vinden op het wereldomvattende internet. Net zoals je niet alle informatie en kennis in de grijze massa hoeft op te slaan hoeft, ook alle kennis die binnen een bedrijf gebruikt wordt, te worden vastgelegd.

De eerste stap op weg naar het vastleggen van de juiste kennis is bepalen welke kennis je nodig hebt. In een brainstormsessie kun je al snel een lijst creëren met mogelijk belangrijke onderwerpen. Na het filteren en verrijken van de lijst weet je wat je wilt hebben. De volgende stap is onderzoeken of deze kennis extern al beschikbaar is. Het wiel opnieuw uitvinden is onnodig en duur. Wat overblijft is een lijst met onderwerpen  die het waard zijn om vast te leggen in woord, geluid of beeld (foto of film).  De volgende stap is dan het vastleggen en bepalen hoe de informatie intern beschikbaar komt.

Vroeger (een jaar of 2-3 geleden) had je flinke investeringen nodig om intern een wiki, blog, foto, youtube kanaal en andere interessante varianten in te richten. Microsoft heeft met sharepoint een mooi, edoch niet goedkoop platform. Voor kleinere bedrijven kan het interessant zijn om als alternatief met een NAS van bijvoorbeeld Synology of QNAP plus open source software te werken. Zelf gebruik ik een Synology server. Ik kan er eenvoudig  foto’s en video’s op kwijt die voor medewerkers of klanten via internet te raadplegen zijn. Ik gebruik dokuwiki (zeer eenvoudig te installeren omdat er geen database nodig is) om kennis met een vaste groep zelfstandige professionals  te delen en om af een toe met een aantal mensen in 1 dag een boek te schrijven (www.boekin1dag.nl).  Wiki’s, content management systemen, leeromgevingen, bestanden delen, forums, foto’s en video’s, alle mogelijke open source software is eenvoudig te installeren op een NAS van een paar honderd euro. De kunst is om dat te gebruiken wat waarde toevoegt aan een bedrijf en in kennis te investeren waarmee geld verdiend kan worden, de rest is ballast.

Naast de kennis die langer houdbaar is, is er de vluchtige kennis van wat er vandaag speelt. Systemen als Yammer (Twitter maar dan alleen voor binnen een organisatie) zijn in te zetten om dat wat je nu dwars zit met iedereen in de organisatie te delen. Van informatie over welke koffieautomaat stuk is tot informatie over een vrijgevallen plek binnen een populaire cursus kunnen het werkzaam leven aanmerkelijk verrijken.

Nog niet zo lang geleden had je eenmaal per jaar een vijfminutengesprek op school en kreeg je een paar keer per jaar een rapport, daar moet je het als ouders mee doen. Tegenwoordig kan ik online zien wat haar laatste punten zijn en of ze aanwezig is geweest, SMS ik met de klassendocent als dat nodig is, zie ik de foto’s van het laatste schooluitje op de site van de school en volg ik de docenten van mijn dochter op Twitter. Ik weet al dat ze wat uitgevreten heeft, voor ze het zelf weet. Er staat nog net geen webcam in de klas (hoewel ik dat niet zeker weet).

En zoals de school steeds inzichtelijker wordt voor mij als ouder, zo wordt mijn bedrijf steeds inzichtelijker voor mijn klanten. Zorgvuldig nadenken over welke kennis en media intern ingezet worden en wat extern wordt steeds belangrijker, daar moet je scherp op zijn. Aan het eind van de collegeonderhandelingen Twitterde de CDA gedeputeerde dat ze er uit waren en dat er een persconferentie zou komen om bekend te maken dat er een college komt van PVDA, CDA en FNP. Hij had dat best kunnen Yammeren binnen zijn partij, maar door te Twitteren was de persconferentie overbodig geworden.

Advertisements

About Jos
Winston Churchill once said: Success consists of going from failure to failure without loss of enthusiasm. - That's me building an online business.

Comments are closed.

%d bloggers like this: